实现国际学生信息全生命周期管理

文/展鹏   2017-08-04 23:15:45

加强国际合作是提升学校影响力、人才培养国际化的重要举措,在此背景下,为提升国际学生管理水平和效率,为国际学生、教师、管理人员提供个性化的便捷服务,结合信息化手段,学校研究实践了国际学生信息管理平台。该平台的建设打破了国际学生管理各环节的数据沟通壁垒,从学生申请开始,经历审核录取、现场迎新、缴费、住宿安排和学生事务管理等过程,实现招生、学生管理、财务和留学生宿舍管理等部门的业务衔接。

建设目标

近年来,山东大学的国际学生生源人数不断提升,学生类型越来越丰富,不同类型国际学生的管理方式不尽相同,类型多、数量大且无系统支持的线下管理方式效率较低,且易出现错误,国际学生信息管理平台的建设迫在眉睫。

在国际学生类型多、数量大、管理方式多样的现实情况下,以及学校国际化建设的前提下,国际学生信息管理平台旨在为学校设计并建设一套涉及国际学生申请、录取、迎新、学生事务管理和离校等全生命周期管理的综合性国际学生管理平台。

平台建设旨在实现以下目标:

1.实现国际学生的线上管理,简化事务管理流程,提高办事效率,为国际学生、教师、管理人员及学校相关部门提供信息服务。

2.实现与学校其他部门的系统对接,提升部门间协同办公能力。

3.利用平台,实现学生、教师和管理人员的线上互动,增进交流。

4.提供详细的统计、报表和分析功能,为领导决策提供数据支撑。

5.与学校数据中心对接,实现统一身份认证,并通过数据中心对外提供数据服务。

设计原则

基于学校信息化建设要求,坚持以下原则的基础上,进行平台设计。

1.标准化原则:平台建设应满足学校信息化标准的要求,包括数据标准、流程标准和制度标准等。

2. 一致性原则:确保字段和字典的一致性,保证数据的互联互通。

3.可扩展原则:平台建设需要跟上学校发展要求,能够方便、快捷地进行升级和扩展。

本平台主要业务划分为国际学生招生和学生事务管理两大部分,使用了如图1所示的服务器架构模式。

招生服务器:负责接收、处理注册申请、申请表审核、学生录取等业务请求。

学生事务管理服务器:负责接收、处理迎新、学生信息、缴费、住宿等业务请求。

数据库服务器:作为平台数据库,提供数据存取服务。结合数据量、访问量等对服务器和数据库软件进行优化配置,定期备份。

文件共享服务器:在招生和学生管理阶段,都会要求上传文件、附件或生成文件,文件(附件)占用空间较大,且需要在招生和学生事务管理中共享使用,因此该文件服务器主要用于存储、共享文件。

核心业务及实施效果

国际学生主要分为本科生、硕士研究生、博士研究生、进修生、高级进修生、语言生、交换生和暑期班学生等,根据奖学金类型分为奖学金生和非奖学金生,奖学金生的奖学金经费来源种类繁多,由于国际学生的特殊性,还需要考虑学生的国籍、宗教信仰、个人习惯和第一语言等因素,因此通过线下手工的方式管理国际学生不仅费时费力,还容易因为忽视细节而出现管理问题。

针对以上国际学生管理中出现的细节问题,对国际学生招生、事务管理、留学生宿舍和财务收费等部门展开调研工作。调研过程中,实际参与国际事务部门的工作,整理工作流程,提出优化方案,在此基础上,完成了平台的需求调研与分析工作,设计实现了国际学生招生、学生事务管理、住宿和财务收费等模块,如图2所示。

国际学生招生工作是管理的开始,在平台上线之前,工作人员都是通过邮件接收学生发来的申请资料,在接收申请资料期间,工作人员需要时刻关注邮箱动态,下载附件审核材料。但是,由于需要提供的资料很多,容易出现漏发、需要回信给学生补发资料的情况,因此查收和回复邮件耗费了大量的人力。需要统计学生申请情况时,只能依靠手工的方式核算出来,会出现工作效率低且数据精度难以保证的情况。

国际学生招生平台上线后,招生过程管理发生了质的变化。国际事务管理部门发布招生通知后,要求学生统一在招生平台上注册,通过平台填写学生基本信息、学习计划和上传个人资料,在完成信息填写并提交后,会为每位申请者生成报名号,此报名号作为学生录取前的唯一身份认证编号,方便学院和管理者查找学生。平台提供了学院和国际事务管理两级审核权限,审核过程中若需学生补充材料或修改申请表,可通过平台提供的消息模块向学生发送个人站内消息。在录取工作进行过程中,可随时调出申请、审核动态,真正做到数据实时掌握。录取后,直接生成学号,并转入国际学生事务管理平台,为新生迎新工作做准备。

以往迎新工作经常出现排队等候的现象,迎新现场的秩序控制是一个重要且艰巨的任务。为了减轻现场迎新压力,做好招生和学生信息管理的衔接工作,我们设计了现场迎新模块。迎新现场主要分为3个区域,分别是信息登记区、缴费区和注册区。

1. 信息登记区布置10台以上笔记本电脑,学生到达现场后,先去信息登记处补充信息,每位学生安排一位中国志愿者同学负责指导。

2. 信息登记完成后,到注册区注册,由管理人员打印相关资料。

3. 若需现场缴费,可去缴费区缴纳相关费用。

使用迎新模块后,现场秩序井然,工作流程清晰,每日迎新工作后,能够即时获得报到统计情况。

学生到达学校后,以往住宿安排也是一个大问题,需要综合语种、宗教信仰、是否抽烟、对房间的特殊要求和国家间关系等多方面因素考虑。使用信息化平台后,录取流程结束后,学生即可登录国际学生平台进行宿舍选择。学生在确认住宿保证书后,在平台上查看各宿舍楼和房间的情况,选择自己中意的房间,填写入住申请表。住宿申请提交至留园管理员处,管理员根据房间情况予以审核。通过这种方式可以大大缓解因大批量新生报到造成的安排住宿压力,同时也兼顾学生的住宿诉求。对于没有预先申请宿舍的同学,管理员可在学生报到后在管理端批量办理入住。

为了简化缴费流程,平台与学校财务系统实现对接,通过在线支付的方式缓解现场现金缴费的压力,确保金额准确无误的同时,也保证了学生的财务安全。收费管理员通过平台为学生设置应缴费用种类和金额,学生登录平台后,在缴费栏目中选择缴费项目,即可通过财务系统实现在线缴费。收费管理员批量打印发票,完成整个缴费流程。

国际学生信息管理平台从学生申请开始,直至学生毕业,实现了学生在校各项活动的全生命周期管理,将传统的手工、单机处理升级为网络版。在设计过程中,充分考虑学生、教师和管理人员的需求,系统上线后,着实感受到该平台所带来的便捷性。随着移动设备的流行度不断提升,下一步考虑将平台扩展到移动端,实现移动办公。

(责编:杨洁)

(作者单位为山东大学信息化工作办公室)

图2 国际学生信息管理平台功能架构

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